כמה מגנטים צריך לאירוע? המספרים האמיתיים

השאלה שכולם שואלים, והתשובה שאף אחד לא אוהב לתת

"תגידו, כמה מגנטים יוצאים באירוע של 200 איש?"

זו כנראה השאלה הכי נפוצה שאנחנו מקבלים בטלפון, ובדרך כלל היא מגיעה שנייה אחרי שאלת המחיר. היא הגיונית לגמרי: אתם מנסים להבין מה אתם מקבלים תמורת הכסף, ואם יש סיכוי שתגיעו לאיזו תקרה באמצע האירוע ותתחילו לשלם תוספות.

התשובה הכנה היא שאי אפשר לחזות את זה. לא בגלל שאנחנו מתחמקים, אלא כי אחרי הרבה מאוד אירועים למדנו שהמספר הזה משתנה בצורה קיצונית, וששני אירועים באותו גודל בדיוק יכולים להסתיים בפער של פי שלושה בכמות המגנטים.

אבל יש כאן משהו יותר חשוב מהמספר, וזה מה שבאמת כדאי לכם לבדוק לפני שאתם סוגרים. נגיע לזה.

הממוצע שאנחנו עובדים לפיו

אם אתם מחפשים מספר להיאחז בו: בערך מגנט וחצי לאורח. זה הממוצע שיוצא לנו לאורך מאות אירועים.

ועכשיו האזהרה החשובה: זה ממוצע על פני הרבה מאוד אירועים, לא תחזית לאירוע שלכם. ממוצע הוא דבר מצוין כשמסתכלים על שנה שלמה של עבודה, וחסר תועלת כמעט לגמרי כשמנסים להחיל אותו על ערב אחד ספציפי.

ראינו חתונות של 300 איש שבהן יצאו פחות מגנטים מברית של 70. וראינו את ההפך. אין כאן נוסחה.

למה זה משתנה כל כך

הגורם המשמעותי ביותר הוא לא גודל האירוע. זה אופי הקהל.

יש משפחות שאוהבות להצטלם. הן מגיעות לעמדה שוב ושוב, בהרכבים משתנים, כל פעם עם עוד דוד ועוד סבתא ועוד קבוצת חברים. יש קהלים אחרים, לא פחות שמחים, שפשוט לא מתלהבים מהעניין. עוברים ליד, מחייכים, וממשיכים לרחבה.

גורמים נוספים שראינו משפיעים בשטח:

• שעת האירוע. אירוע צהריים מתנהל אחרת מערב. בברית ביום שישי בצהריים האנשים ממהרים, ובחתונת ערב יש שעות ואווירה שמזמינות לחזור לעמדה.
• גיל האורחים. אירוע עם הרבה ילדים ונוער כמעט תמיד מייצר יותר. ילדים חוזרים לעמדה חמש פעמים, וזה לא מוגזם.
• מיקום העמדה באולם. עמדה שממוקמת בציר תנועה טבעי תעבוד הרבה יותר מעמדה שנדחקה לפינה ליד היציאה. זה נשמע טכני, אבל ההשפעה שלו על הכמות עצומה.
• מה קורה במקביל. אם העמדה פועלת בדיוק כשמגישים את המנה העיקרית או כשהזמר עולה, היא תעבוד פחות. זה לא קשור לאורחים, זה קשור ללוח הזמנים.

לכן אירוע של 50 איש יכול בהחלט לייצר יותר מאירוע של 150. אנחנו רואים את זה כל הזמן, וזו אחת הסיבות שאנחנו מתייחסים למגנטים לאירועים קטנים באותה רצינות בדיוק כמו לאירועים גדולים.

"מגנטים ללא הגבלה" — בואו נדבר על זה בכנות

הביטוי הזה נפוץ מאוד בענף, ואנחנו רוצים לומר עליו משהו ישר: אין באמת דבר כזה ללא הגבלה.

זה מונח שיווקי שצלמי מגנטים אימצו, ויש בו היגיון מסוים, אבל הוא לא מדויק. כל עמדה מוגבלת בפועל בכמה דברים: מספר השעות שסגרתם, המהירות הפיזית של המדפסת, כמות חומרי ההדפסה שהובאו לאירוע, וכמה אנשים מסוגלת עמדה אחת עם מפעיל אחד להעביר בשעה.

מה שהביטוי כן מתאר נכון הוא מודל התמחור: אתם לא סופרים מגנטים ולא משלמים לפי יחידה. שילמתם על עמדה למספר שעות, ומה שיוצא בזמן הזה יוצא. זה הבדל חשוב, וזה מה שמשחרר אתכם מהצורך לנחש מראש. הרחבנו על הנושא בפוסט שלנו על מגנטים ללא הגבלה.

אבל אם ספק אומר לכם "ללא הגבלה" ולא מפרט כמה שעות, כמה עמדות וכמה מפעילים — שאלו. שם נמצאת ההגבלה האמיתית, לא במספר המגנטים.

טבלת הערכה גסה (ותקראו את ההערה מתחתיה)

מספר אורחים	הערכה לפי הממוצע	הטווח שראינו בפועל
50-80	כ-75-120	40 עד 200
100-150	כ-150-225	80 עד 350
200-250	כ-300-375	150 עד 550
300-400	כ-450-600	250 עד 800

הטבלה הזאת נועדה לתת לכם תחושה, לא מספר לתכנן לפיו. שימו לב שהטווח בכל שורה רחב פי כמה מההערכה עצמה, וזה בדיוק הפואנטה.

למה זה בעצם לא צריך להטריד אתכם

הנה הדבר שכדאי שתדעו: לנו זה לא משנה.

אנחנו בענף הרבה שנים, ואנחנו מתמחרים לפי ממוצעים ארוכי טווח ולא לפי אירוע בודד. בחלק מהאירועים יוצאים יותר ממה שציפינו, בחלק פחות, וזה מתאזן לאורך השנה. המחיר שאתם מקבלים נקבע לפי סוג האירוע ומספר האורחים המשוער, ולא לפי כמה תמונות בסוף יצאו מהמדפסת.

המשמעות מבחינתכם: אתם לא צריכים לנחש, לא צריכים לספור, ולא צריכים לחשוש שמישהו יעצור את העמדה באמצע כי הגעתם למכסה. אם בא לכם להצטלם עשר פעמים, תצטלמו עשר פעמים.

אם אתם רוצים להבין איך זה מתורגם למספרים מול ספקים שונים, כתבנו על זה בנפרד בהשוואת מחירים למגנטים לאירועים.

אז מה כן כדאי לשאול לפני שסוגרים

במקום לשאול כמה מגנטים יוצאים, אלה השאלות שבאמת ישפיעו על מה שתקבלו:

1. כמה שעות העמדה פועלת? זו ההגבלה האמיתית. שעתיים ושלוש שעות זה הבדל עצום.
2. יש תקרה כלשהי בחוזה? אם כתוב מספר, תדעו אותו מראש. אם לא כתוב כלום, בקשו שיהיה כתוב שאין.
3. כמה מפעילים מגיעים? באירוע גדול, מפעיל אחד הופך לצוואר בקבוק. תור ארוך פירושו פחות מגנטים, בלי קשר למכסה.
4. איזה סוג מגנט מקבלים? יש הבדלים משמעותיים באיכות ובגימור. סקרנו את האפשרויות בפוסט על סוגי מגנטים לאירועים.
5. איפה תמוקם העמדה? שאלו את הספק מה הוא ממליץ מול תוכנית האולם. ספק מנוסה תהיה לו דעה.

שורה תחתונה

אין תשובה מדויקת לשאלה כמה מגנטים יוצאים באירוע, ומי שנותן לכם מספר מדויק כנראה מנחש. הממוצע עומד על כמגנט וחצי לאורח, אבל הפער בין אירוע לאירוע גדול מכדי לתכנן לפיו.

מה שכן בשליטתכם זה מספר השעות, מיקום העמדה, ובחירת ספק שלא סופר לכם יחידות. תתמקדו בשלושת אלה, ותשכחו מהחישוב.

מוזמנים ליצור איתנו קשר ונשמח להתאים לכם עמדה לפי סוג האירוע ומספר האורחים, בלי מכסות ובלי הפתעות.